無國界主管的遠距離團隊管理及互動

今天有幸與一群優秀的HR同仁一起分享無國界人才管理的心得。歡樂的時光總是過得特別快，今天只能比較著重在外派人才的部份，以及針對不同國家的心得。針對同仁們「主管如何遠距離管理不同地區、不同國籍組成的團隊」的問題，容我在這裡簡單補充一下心得。

這些無國界主管的壓力是什麼？不只是距離，也不只是公司對目標的要求，而是要面對許多自己未必熟悉的成員，雖然知道他們在各自派駐的國家或地區中，一定會面臨到許多層出不窮的挑戰，但由於那些挑戰很可能超越自己的經驗範疇，又或者很多問題也遠水救不了近火，所以負責任的人會備受煎熬，不負責任的人則會繼續耍油條。總之，問題沒有解決，不但上司和下屬都不滿意，自己也對自己的能力及心態都產生懷疑。

所以，這不只是公司或團隊運作的危機，更造成許多人才本身信心的危機。

1.  進度掌握的精確

相較於面對面的管理，你如果和你管理的團隊多數時間每天都會見面，你通常為了激發他們的潛力，會用更高的目標、更短的實現，試圖將團隊成員逼到極限。

然而，萬一你多數時間和你管理的成員並不在同一個地區或國家，你必須要學著放棄這種超越顛峰的管理手段，而改以務求精確為主。

無論是交辦事項、安排時限、或設定目標，你都要和大家建立精準和確實的共同要求。簡單說，每個不同國家的人對於守時的觀念未必相同，但無論為的是目標導向或是建立公平標準，你都要確保大家都知道該做完的時間是台灣時間的下午五點，既不會五點變成五、六點之間都行，也不會是各地當地時間的下午五點。

精確的溝通、精確的回覆、以及精確的達成，大家才能在相同的基礎上開始調整。這不是要求大家都變成機器人，而是萬一在一開始就保留太多似是而非的模糊地帶，很可能在之後的調整期會花更多的心力及時間才能調整到彼此都能接受的水準。

換句話來說，在跨國界團隊開始運作的初期，主管的重點不會是讓每個成員都喜歡你，甚至不是讓每個成員都了解你所為何來，而是要變成追求精確掌握的魔鬼。重視細節，強調結果。溝通不是要不厭其煩地再三確認，而是要用精確的方式，讓對方不至於產生模稜兩可（ambiguity）。

 
2.  別讓自己成為瓶頸（bottleneck）

何謂瓶頸（bottleneck）？學過生產管理的朋友都知道，假如在生產流程的環節中，有個環節會導致流程變慢，那就是瓶頸。好的生產流程設計，不能一昧地追求輸出端（input）的極大化，而是要能設法減少會產生瓶頸的環節，或者降低瓶頸會發生的可能性。

其實不只生產，放在企業組織中，一樣會有許多管理瓶頸。

 

許多主管，尤其是能力強的主管，往往凡事都事必躬親。坦白說，我不擔心你會自己累死自己，但我卻不免會擔心，你成為組織間的一大瓶頸。

什麼意思呢？簡單說，當所有不同單位的訊息都會經過你這邊、甚至要等你決定後才會有下個動作時，只要你稍微猶豫，訊息就停在你這邊不動了。

別以為我的意思是，凡事只應該追求速度而不應該深思熟慮。有些人篤信「最糟的決定就是沒有決定，最壞的行動就是毫無行動」，所以在第一時間內直覺性的做出了許多錯誤的決定。

一旦錯了，在跨國團隊的管理中，你可能連坦承錯誤、展現勇於負責的機會都沒有，就直接失去團隊的信賴，而且也大大有違第1點所謂的精確。

人非聖賢，要怎麼樣才能不犯錯，而又不會成為組織運作的瓶頸呢？答案只有一個，就是不要事必躬親，把所有決定的權利都攬在自己身上。更有甚者，不敢授權就算了，就連溝通都不假他人之手，深怕溝通過程中產生「貓在鋼琴上昏倒了」之類的笑話。然而，萬一分處不同國家的團隊成員，連得到訊息都慢半拍，怎能期望他們能即時因應公司決策或當地市場變化？所以，另一個可行的做法是，由公司建立一個資訊透明的體系，讓所有人不分位階能即時得到第一手訊息，才能跨越距離和國界而發揮團隊力量。

當然，許多主管會不適應資訊不再獨享的狀態，因為在傳統的企業運作中，除了位階和職務權力之外，部分主管的權威其實來自於他對重要資訊的掌握。但是，時代在變，經營管理的手法也必須要變，而主管必須要懂得用別的方式贏得成員對你的尊重並發揮你的管理效能。
 

  3.  讓對方感受到溫度

有鑒於第1點精確掌握的重要及必要，久了必定會引起團隊成員的反彈。因此，在大量仰賴各式各樣新科技工具保持即時聯繫及交辦的同時，一定要有更個人和更能讓對方感受到溫度的互動。不要讓自己永遠只是e-mail名單上的一位發信人或收信人，才能讓團隊更有活力的面對每一項任務和議題。

具體來說，把握每次面對面的難得機會，別把面對面的時間，耗費在對數字或談進度等你平常用電話或視訊會議就可以處理的事項上。無論你管理的人數規模有多龐大，也無論你管理的業務範疇有多複雜，試著和每一位成員都講講話，試著了解他們每一個人。進行的過程中，不是要證明你這個主管有多能幹或多精實，而是要讓他們感受到你做為一個人的溫度。

然後，隨著團隊的逐漸熟稔及進度的逐項完成，在對精確要求毫不放鬆或打折扣的前提下，可以慢慢試著在管理中加入一些人性互動。例如說，在視訊會議結束前，突然拿出一個小蛋糕，隔著鏡頭而請大家一起為當月壽星唱生日快樂歌。又或者，請每個不同地區的小組團隊利用周末假日一起做個當地市集探險，將照片和簡短的心得分享給每個其他地區的同仁；別忘了給他們一個驚喜，或許就在其中一次親臨當地的市場勘察中，主動要求加入他們的小探險旅行，為他們以及其他不同國度的夥伴們，增加一些驚喜與趣味，用來平衡工作所帶來的緊張與壓力。

追求速度之餘，還能讓彼此感受到溫度，才會是成功的遠距離跨文化管理。

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延伸閱讀之二：從「13小時：班加西的秘密士兵」連想到的跨文化管理